分かりやすく伝えるってなんだ？(小ネタ)
経緯
ちょうど先日、仲間内で「あいつ何言ってるかわからん」という話題が上がったため、説明が分かりにくくなる原因を考えました。
今日はそこからさらに発展させて読みやすい文章について考えてみました。
※注意：本記事は私がお客様先に常駐して QAエンジニアをしている都合でその視点での記事になっています
わかりにくい文章 3か条
なぜ相手に言いたいことが伝わらないのか。
と考えたときに、以下の 3つに区分してみました。
- 伝える相手が何を知りたいのかわからない、知らない
- 純粋な語彙力(知識)不足・日本語力(文章構成力やら文法、敬語やら)不足
- そもそも実は伝えようと思ってなくて、実は単なるつぶやき
おまけで、思考すっ飛び型(本人の中では連想ゲーム的につながっているけど、それが全く言葉になってないので前後のつながりが破綻する)というのもあるかなという話も。
2，3つ目に関しては、頑張れ！としか言えないし、おそらく本人は自覚がないと思います。
2つ目はもし業務で必要な人材なのであれば、周りの人間がちょっと細かいかなっていうレベルで指摘してあげる必要があります。
正直自覚がないと、違和感にも気づかないので一生成長はしないです。
いつか気づいてくれるは幻想です。
どうしたら伝わりやすい文章になるんだろう？
ちょっとかんがえてみました。
目的や読み手を明確にする
全体の構成や流れを考える
語彙力や日本語力を磨き、違和感に気付く
例えばこんな感じでしょうか。
目的や情報の受取手を明確にする
テストの各工程において、何らかの情報を伝えることはどの立場であってもついて回りますよね。
- 対自社のマネージャー
- 対メンバー
- 対お客様のマネージャー
- 対開発者
- etc...
相手に何を求めているのか、相手は何を知りたいのか。
そこを意識できているでしょうか。
また、あえて立場に限った話をしましたが、同じマネージャーでも気にするポイントは違うと思います。
相手が気にするポイントを把握しようとしていますか？
例えばメール一つとっても、誤字脱字が気になって気になってしまう人と、とにかく1秒でも早く情報が欲しい人など、様々です。
... まあ、誤字脱字は無いに越したことはないのですが、それを置いてもすぐ情報が欲しい人、というのもいると思います。そういう場合、推敲に1時間もかけて情報を渡すのではナンセンスです。
受け手の意識や心情に配慮できるとよいですね
全体の構成や流れを考える
最近よく現場で「報告書を読み上げるんじゃなくて、何を伝えたいのか考えて話すように」と言われます。
自分が一番伝えたいことは何か、相手が一番知りたいことは何かを考えて予め構成を考えておきましょう。
報告内容によっても構成を変える必要があります。
時系列順
結論から経緯
etc..
例えばセキュリティインシデントの場合は、とにかく時系列順に伝える必要がありますし、時間のないマネージャー向けの説明の場合は結論から話すなどの工夫が必要です。
語彙力や日本語力を磨き、違和感に気付く
本を読め！話はそれからだ。
…だとあまりにもひどいので、長くなり過ぎない程度にポイントを。
読むほうは慣れるまでテンパる可能性があるので、経験上、まずは書く文章から気を付けるようにしたほうがよいと思います。
読み返し方
- 時間をおく
- 印刷して読む
- 音読する
- 読み手の立場で読み返す
読み返すポイント
- 日本語が正しいか
- 誤字脱字はないか
- 文章全体の表記ゆれはないか
- スペースの使い方は適切か
- 違和感のあるところはないか
- やたらと読点、句点が多くはないか
- 接続詞は多くないか、間違ってないか
- 逆接の接続詞から入っていないか
- 必要ない言葉が含まれていないか
例
- 蒸気は私が現場で出荷判定会の場で報告するときに気を付けるポイントです。
- 上記は、私が、現場で、出荷判定会の場で、報告するときに、気を付けるポイントです。
- 上記は、私が現場で気を付けているポイントです。
まとめ
どうです？どの文章が一番読みやすかったですか？
あるいはどれも響かなかったですか？
情報の受け手を意識して、日本語力を磨いて、素敵なエンジニアライフを過ごしましょう！
